于投标截止之日前, 时间向来是最为紧迫的筹码。昆明身为西南地区的交通枢纽之地, 每日都存有大量标书要从长水机场予以发出或者接收。标书进行空运并非单纯的寄快递那般, 其所要求的乃是时效、安全以及签收确认的闭环式流程。好多人觉得只要将文件交付给机场货运便可以了, 实际上在此之中存在不少门道是需要预先弄明白的。
标书空运有哪些关键流程
对于要进行标书空运这件事, 第一步并非是打包, 而是要去确认航班的截件时间。昆明长水机场的国内航班往往会提前两小时停止收件, 相比之下国际航线停止收件的时间会更早。你得计算好从公司前往机场货运站的路程, 要是不巧赶上早晚高峰, 那么从市区到机场至少得预留一个半小时。到达机场以后, 要先去到货运大厅办理托运手续, 工作人员会检查包装是否符合规定——标书最好使用防水袋在里面密封, 在外面还要再套上一层硬纸板, 以此防止在运输途中被挤压或者受潮。
填运单之际, 收件方的相关信息务必做到毫无差错, 尤其是联系电话这一项。建议于运单备注栏当中写明“标书文件, 请勿折叠”, 如此一来分拣人员便会予以格外关注。在过安检之时, 要是标书里面夹杂有光盘、U盘或者样品, 那就需要提前进行申报, 不然的话有可能会被拦下从而重新接受检查。待所有手续全部办完并拿到运单号后, 要在第一时间拍照发送给收件人, 以便让对方凭借单号去追踪进度。
怎样确保标书准时安全送达
光依靠货运公司进行转运是不足够的, 你务必得做好双重保险, 建议挑选最早的那一班航班发出, 即便要多花费几十块钱的运费, 然而相比赶末班航班而言更为稳当, 要是当天仅有一班飞机, 那就提前一天抵达机场去过夜, 在第二天一大早发货, 到达站的那边, 比较好安排人员直接前往机场货运站提货, 不要去依赖快递公司进行派送, 因为他们通常要等到集齐一批货物之后才会出发, 这会无故耽搁半天的时间。
要知晓, 包装方面存在着一个小技巧, 这件事是, 把一张“开箱验货”的提示贴, 贴于文件袋的外部, 如此去行便能够让收件的一方当着货运人员的面进行拆封并确认。要是发现存在破损或者缺失这种情况的话, 便要当场要求货运站出具证明, 而这个证明可是能够在投标的现场当作有效的解释依据的。另外, 出发之前要用手机拍摄标书封面的照片, 一旦运输的途中遭遇意外状况, 这张照片是能够帮你证明文件原本的状态的。
标书安排以空运方式进行, 乍一看好像挺容易, 然而, 其中的每一个环节, 都存在着出现差错的可能性。比如说航班出现延误的状况, 又或者包装出现破损的情况以及即便拨打收件人的电话却始终无法接通等等, 这些, 可都是实实在在曾经发生过的事由。那最为妥善明智的策略便是把每一个环节都设想成可能出现的最为糟糕的情形, 接着早早地就制定好应对的预备方案。毕竟, 对于投标这件事情来讲, 标书的重要程度要高于其他任何事物, 多去花些心思在运输这一方面, 相较于到了现场之后才发觉存在问题那可要好太多了。一定要牢记, 你的目标并非仅仅只是把文件发送出去, 而是要保证它能够在规定的时间范围之内, 以完好无损的状态呈现在开标现场。
